Tujuan Training Electronic Filing Implementation With RMS & EFS Method Based on Document Regulation adalah memahami mengenai tugas & tanggung jawab document controller, tugas & tanggung jawab Records Controller, pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, pengendalian rekaman mutu ISO 9001:2008, pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang kearsipan. Pelatihan ini kami jadwalkan di Bandung, Bali, Yogyakarta, dan Batam.
Deskripsi
Sebagian organisasi bisnis maupun non bisnis pada saat sekarang ini masih banyak yang belum fokus dalam hal tata kelola dokumen arsip yang baik, baik untuk dokumen paper ataupun digital. Ketika pemberkasan dokumen arsipnya sudah semakin bertambah, jika tidak dikelola dengan baik, maka pertumbuhan dokumen arsipnya sudah tidak bisa dikendalikan lagi. Apalagi ketika dilakukan external audit ISO, kemungkinan besar banyak temuan yang bersifat merugikan organisasi tersebut. (Electronic Filing)
Mengingat pentingnya dokumen arsip dalam suatu organisasi maka diperlukan suatu metode document control and filing system application yang dapat dijalankan oleh setiap personal admin pada departemennya masing-masing, sehingga dapat diketahui riwayat suatu dokumen arsip baik dalam bentuk hard document ataupun soft document lengkap dengan status dokumennya, apakah dokumen tersebut masih aktif ataupun inaktif (records) dan lokasi penyimpanannya secara fisik sesuai prinsip dan tujuan dari manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan dokumen arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien berdasarkan regulasi kearsipan terakhir yang sudah diberlakukan di Republik Indonesia dan standard ISO 9001:2008. (Electronic Filing)
Training ini akan memberikan Knowledge, Soft Skill dan Hard Skill kepada Anda bagaimana caranya membuat dan melakukan Document Searching Process secara cepat dan tepat, bagaimana membuat Summary of Document Road Map baik Document Incoming ataupun Outgoing untuk keperluan document analysis dengan menggunakan aplikasi Excel 2007, Excel 2010 atau Excel 2013. Anda tidak perlu membeli aplikasi software Electronic Filing terlebih dahulu pada tahap awal penerapannya untuk setiap departemen, karena selain memakan biaya yang cukup mahal (biaya license software dan hak paten), juga terbatas pada jumlah user yang diinstall oleh software tersebut dan juga tidak bisa di-customize sesuai kebutuhan Anda. Dengan Excel semua hal tersebut dipastikan tidak ada. (Electronic Filing)
Jika perusahaan Anda sudah establish dengan penggunaan aplikasi Excel dalam penerapan filing system dan document control-nya pada setiap departemennya, sehingga terciptalah database-database digital, maka akan sangat mudah dibuatkan ke dalam aplikasi software Electronic Filing yang terintegrasi databasenya untuk kebutuhan tingkat lanjut. (Electronic Filing)
Tujuan Pelatihan
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
- Mengetahui tugas & tanggung jawab document & records controller
- Mengetahui pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
- Mengetahui pengendalian rekaman mutu iso 9001:2008
- Mengetahui Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
- Memahami Model siklus hidup tatakelola arsip.(Electronic Filing)
- Memahami Records management system (RMS)
- Memahami Model records continuous untuk manajemen arsip elektronis.(Electronic Filing)
- Memahami Electronic filing system (EFS)
- Membuat aplikasi Electronic Filing System dengan software Excel 2007/2010/2013. (Electronic Filing)
Target Peserta
Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document. (Electronic Filing)
Metode Pelatihan
Dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan Anda akan diajak untuk langsung melakukan/ menggunakannya (25% Teori, 75% Praktek). (Electronic Filing)
Outline Materi
- Tugas & tanggung jawab Document Controller.
- Tugas & tanggung jawab Records Controller.
- Pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
- Pengendalian rekaman mutu ISO 9001:2008
- Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan :
- ARSIP
- Arsip Dinamis
- Arsip Aktif
- Arsip Inaktif
- Arsip Vital
- Arsip Statis
- Unit Pengolah
- Unit Kearsipan
- Jadwal Retensi Arsip
- Penyusutan Arsip
- Pemeliharaan Arsip
- Penggunaan Arsip
- Pemberkasan
- Retensi Arsip
- Model siklus hidup tatakelola arsip
- Records management system (RMS)
- Model records continuous untuk manajemen arsip elektronis
- Electronic filing system (EFS)
- Scanning document dengan OCR method.
- Menambahkan text pada digital document.
- Memasukan digital assign ke dalam digital document .
- Membuat otentifikasi dokumen dengan metode Watermark pada digital document .
- Membuat proteksi pada digital document yang sudah diberikan otentifikasinya.
- Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi Electronic Filing System.
- Pembuatan aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007/2010/2013.
- Membuat setup database master filing dengan menggunakan formula, function and tools.
- Memasukkan data setup database master filing.
- Membuat setup pengisian data pada form Incoming Letter
- Memasukan data document incoming letter dengan pengisian data tanggal yang dibuat secara otomatis (tidak manual) lengkap dengan sejumlah pilihan pengisian data lainnya berdasarkan teori yang sudah dijelaskan termasuk pilihan kode lokasi penyimpanan dokumen secara fisik dengan jadwal retensi dokumennya.
- Membuat setup pengisian data pada form Outgoing Letter
- Memasukan data document outgoing letter dengan pengisian data tanggal yang dibuat secara otomatis (tidak manual) lengkap dengan sejumlah pilihan pengisian data lainnya berdasarkan teori yang sudah dijelaskan termasuk pilihan kode lokasi penyimpanan dokumen secara fisik dengan jadwal retensi dokumennya.
- Melakukan Document Searching Process pada form Incoming Letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan departemen penerima, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut disimpan.
- Melakukan Document Searching Process pada form Outgoing Letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan departemen pengirim, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut disimpan.
- Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen incoming letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
- Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen outgoing letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
Durasi: 2 Hari : 08.30 s/d 16.00 WIB
Fasilitator
ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom
Praktisi & trainer yang mempunyai pengalaman lebih dari 15 tahun menjadi instructor / trainer di beberapa lembaga pelatihan swasta, instansi pemerintah / swasta di Jakarta, mulai tahun 1992 – 2003, antara lain di PT. Asiana IMI Industries, Tbk., PT. COMBIPHAR, di PT. LG Philips Display Devices Indonesia, PT. LG Electronics Indonesia, PT. LG Innotek Indonesia dan PT. Harita Prima Abadi Mineral (Mining Company).
Pernah menjabat sebagai Manager Training & Development di perusahaan swasta dan perusahaan jasa konsultan. Jabatan terakhir adalah sebagai Direktur Training & Development di perusahaan swasta IT training and consulting. Sekarang beliau menjadi Trainer dan consultant di beberapa perusahaan provider training and consulting.
Beliau termasuk dalam tim konsultan manajemen kearsipan dan pengembangan software EFIDMS (New EDMS). Aktif di dalam proyek-proyek pelatihan dan konsultasi serta pengembangan dan implementasi Electronic Filing and Document Management System, baik di instansi pemerintah, swasta, organisasi perbankan dan asuransi.
Selain tema pelatihan tersebut di atas, beliau juga memberikan pelatihan IT sebagai berikut :
IT Infastructure Library (ITIL v3.1), Amazing Presentation for Powerful Presentation with PowerPoint 2010, Best Practices Implementation of Word 2007 for Business, Excellent Automation Process with Visual Basic Application Excel2007, Implementation of Electronics Filing & Document Management System, Implementation of Financial Accounting Information System, Implementation of Payroll Administration Information System, Mastering Excel 2007 Beyond For Data Processing Automation, Powerful Data Analysis and Dashboard Summary Report with Excel2007, RDBMS Application Development with Access 2007, Control Object for IT (COBIT v.4.1), Managing of Information Technology Investment.
Selain itu juga beliau adalah praktisi pelatihan dengan metode quantum teaching, quantum learning, mind mapping dan NLP di bagian pengembangan sumber daya manusia (HRD Training & Development) selama lebih dari 7 tahun. Dengan perpaduan metode pelatihan seperti itulah, pelatihan seberat apapun selalu dibawakan secara ringan, jelas dan tuntas. Sehingga proses pelatihan berlangsung dengan menyenangkan dan mencapai tujuan yang diinginkan oleh peserta pelatihan.
